Gemakkelijker, beter en scherper inkopen

De laatste jaren heeft inkoop een enorme professionalisering doorgemaakt door een toename van wetenschappelijke onderzoeken en opleidingsmogelijkheden op dit gebied. En met recht, want inkoop heeft een grote invloed op het kwaliteitsniveau, de efficiency en het rendement van iedere onderneming. Daarom geeft Xandrion Inkoopnetwerken / RICN Inkoopintermediairs enkele praktische tips vanuit het moderne inkoopberoep.

Inkoop is alles waarvoor een externe factuur binnenkomt. Inkoop heeft betrekking op kopen, maar ook op huren, leasen en ruilen van zowel goederen als diensten! De inkoop voor een horecabedrijf heeft betrekking op een grote variëteit aan inkoopmarkten: Food & Beverage zoals versproducten, DKW, bier, frisdranken, gedistilleerd, etc. Maar ook op de horeca-inrichting zoals keukenapparatuur, audiovisuele apparatuur, kassasystemen, meubilair, linnen, toilethygiëne. Onder inkopen vallen ook de verkoopkosten zoals: adverteren, website ontwerp, huisstijl, drukwerkkosten, mailingkosten, creditcardprovisie, etc. En vergeet de personeelsgebonden inkoop zoals payrolling, verzekeringen, bedrijfskleding, cursussen niet. Als laatste noem ik de facilitaire inkoop. Hieronder vallen: energie, afvalinzameling, beveiliging, schoonmaak, telecom, IT-apparatuur, software, golfcars, bedrijfsverzekeringen, wasserij, etc.

Tip 1 - Doe niet alles zelf!
De grote variëteit aan inkoopmarkten zorgt ervoor dat goed inkopen veel tijd en moeite kost. Je kunt ervoor kiezen om alles zelfstandig in te kopen, maar je kunt er ook voor kiezen om met collega’s de inkoopkrachten te bundelen via een inkooporganisatie of om een deel van de inkoop uit te besteden aan gespecialiseerde intermediairs. Hierdoor komt er meer tijd vrij om je te concentreren op de belangrijkste inkoopsegmenten. Inkoopsamenwerking en uitbesteding zijn trends die momenteel sterk in opkomst zijn.

Specificeer de inkoopbehoefte
Bij deze eerste stap van het inkoopproces geef je antwoord op de vraag: “Aan welke eigenschappen moet het in te kopen product of de aan te  schaffen dienst voldoen om te kunnen beantwoorden aan het gebruiksdoel binnen de horeca onderneming?” Hierbij gaat het niet alleen om de producttechnische eigenschappen zoals breedte en diepte van het assortiment, maar ook om kwaliteitsnormen, leveringscondities, service en juridische garanties.

Tip 2- Koop alleen in wat je echt nodig hebt!
De meeste mensen denken dat je bij het onderhandelen de grootste besparing boekt. Uit onderzoek is echter gebleken dat je juist de grootste invloed op het inkoopvoordeel kan behalen vóórdat de feitelijke onderhandelingen plaatsvinden. Door de behoefte juist te specificeren, voorkom je dat je straks betaalt voor overbodige eigenschappen van een product of dienst.

Een leverancier selecteren
Voer nadat de inkoopbehoefte duidelijk is vastgesteld, een marktonderzoek uit om leveranciers te vinden die in de gespecificeerde behoefte kunnen voorzien. Het levert veel op om tijdens de selectie van potentiële leveranciers verder te kijken dan de bekende leveranciers. Vraag vervolgens bij een beperkt aantal geselecteerde voorkeursleveranciers (de ‘shortlist’), offertes op. Na vergelijking van de verschillende offertes die je hebt ontvangen, kies je de leverancier die met zijn aanbod het beste voorziet in de gespecificeerde inkoopbehoefte.

Tip 3- Hoe vollediger de offerteaanvraag, des te sneller je een passend aanbod krijgt!
De offerte aanvraag bevat bij voorkeur de volgende informatie voor de leveranciers:

Concrete inkoopdoelstellingen die je wilt bereiken bijvoorbeeld:
(a) het bevorderen van de tevredenheid van onze gasten;
(b) het minimaliseren van het aantal klachten;
(c) het verminderen van de primaire én secundaire kosten.

Met een wegingspercentage kun je eventueel aangeven hoe belangrijk elke doelstelling is.

Omschrijf je horecabedrijf:
(a) welke voorzieningen zijn er, welke capaciteit?
(b) wat is de jaaromzet, hoeveel medewerkers zijn er?
(c) wat is de doelgroep?

Specificeer de inkoopbehoefte:
(a) gewenste producteigenschappen;
(b) gewenste kwaliteitsnormen;
(c) gewenste leveringscondities, etc;
(d) gewenste garanties, betaling, etc.

Contract afsluiten met de leverancier
Als de offertes nog niet optimaal aansluiten bij je wensen,is het nu zaak om met de beste - of beste twee of drie - leverancier(s) te gaan onderhandelen. Vaak kun je nog aanvullende besparingen realiseren door bijvoorbeeld meerjarenafspraken te maken of kortingen voor (gestaffeld) volume of snelle betaling te bedingen.

Tip 4 - Onderhandel bewust en maak gebruik van de vier belangrijkste factoren bij onderhandelen!

Macht
Bied je een groot inkoopvolume, zijn er voldoende alternatieve leveranciers, ben je communicatief sterk, maak je deel uit van een belangrijk netwerk?

Informatie
Je bent duidelijk in het nadeel als je minder over een inkoopsegment weet dan de onderhandelingspartner. Degene met de meest betrouwbare en actuele informatie krijgt meestal het beste onderhandelingsresultaat.  Zorgvuldig marktonderzoek voorafgaande aan onderhandelingen is dus cruciaal.

Tijd
Je bent ook in het nadeel als je haast hebt. Zorg dus dat je voldoende tijd inruimt voor het inkoopproces, heb geduld tijdens de onderhandelingen en probeer de deadline van de onderhandelingspartner te achterhalen.

Vertrouwen
Zonder wederzijds vertrouwen wordt het lastig onderhandelen. Als je het vertrouwen kunt winnen door te streven naar een win/win-situatie, zal de onderhandelingspartner makkelijker bereid zijn tot concessies. Einde tipblok

Meetbare afspraken
Zodra de definitieve leverancierskeuze gemaakt is, kan het contract worden opgesteld. Vaak doet de leverancier dit, maar als klant moet je bedacht zijn bent op juridische ’addertjes onder het gras’. In sommige markten zoals energie of telecom zijn deze contracten vaak zeer ondoorzichtig en vergt het de nodige expertise om mogelijke problemen te voorkomen.

Bestellingen doen
Bestellingen gaan gepaard met kosten. Niet alleen voor de leverancier maar ook voor de horecaonderneming. Uit onderzoek blijkt dat de prijs van een bestelling al snel tussen de 25 en honderd euro neerkomt. Bestellende horecaondernemers of medewerkers zijn zich niet altijd bewust van de volgende bestelkosten:

• Het inventariseren van de bestelling;
• De keuze van de leverancier;
• Het bestelcontact met de leverancier en de afhandeling;
• Van de orderbevestiging;
• De aflevercontrole (eventuele reclamatie) & afhandeling van de afleverbon;
• De administratieve afhandeling van de factuur en betaling.

Tip 5- Maak duidelijke en meetbare afspraken over de prestaties van de leverancier
Het verdient aanbeveling om het door de leverancier toegezegde prestatieniveau op diverse onderdelen vast te leggen in een zogenaamde ‘service level agreement’ (kortweg SLA). Denk hierbij aan de maximale levertijd, de minimale beleveringsgraad, de telefonische bereikbaarheid, enz. Hanteer daarbij het SMART-principe: formuleer alleen specifieke, meetbare, acceptabele, realistische en tijdsgebonden service levels. Dit bevordert namelijk een goede bewaking, nazorg en evaluatie van de uitvoering door de leverancier.

Bewakingproces
Bij elke leverancier moet worden bewaakt of de bestelde producten en diensten conform afspraken zijn geleverd. Dit kan variëren tot het verplicht laten ondertekenen van de afleverbon bij levering tot uitgebreide rapportage bij complexere inkoopprojecten. Bij problemen dient er gereclameerd te worden. Dat kan soms helaas een langdurige en dus tijdrovende aangelegenheid zijn.

Nazorg en evaluatie
Buiten de waan van de dagelijkse operatie is het goed om periodiek samen met de leverancier te bespreken welke verbetermogelijkheden er zijn. Daarbij is het handig om de prestaties van een leverancier goed gedocumenteerd in een inkoopdossier te hebben. Er zijn een aantal zaken die hierin zouden moeten voorkomen: correspondentie tijdens offertecompetitie, het actuele contract met eventuele service level agreement (SLR), correspondentie over klachten en de beoordeling van de overeengekomen service levels. Een dergelijk inkoopdossier vergemakkelijkt toekomstige leverancierskeuzes. Het is belangrijk dat de einddatum van het contract duidelijk gesignaleerd wordt, zodat tijdig een nieuwe inkoopprocedure kan worden gestart.

Tip 6 - Bespaar veel kosten door slim te bestellen!

• Bundel bestelvolumes door duidelijke interne afspraken
• Beloon medewerkers als zij het gewenste gemiddelde bestelvolume per jaar realiseren
• Shop niet bij teveel leveranciers. Elke leverancier extra is ook een kostenpost extra!
• Bespaar tijd en geld door online/elektrisch te bestellen

Tegenwoordig wordt ook steeds vaker gebruik gemaakt van een raamcontract of afroepcontract, waarop gedurende een bepaalde periode - meestal één tot drie kalenderjaren - besteld kan worden tegen vastgelegde condities. Dit bespaart veel inkoopkosten en brengt bovendien de nodige rust in het bedrijf.

Informatie is goud waard
In alle zes stappen van het inkoopproces vormt beschikbaarheid van de juiste informatie een belangrijke sleutel tot succesvolle inkoop. Het is zaak om goed zicht te hebben op alle operationele processen in de eigen organisatie en daarbij steeds tijdig de juiste vertaalslag te maken van de horecaexploitatie naar een duidelijk omschreven inkoopbehoefte. Bovendien is het bij inkoop natuurlijk cruciaal om over actuele marktinformatie van de verschillende inkoopsegmenten te beschikken. Om te weten wat je zelf wilt inkopen, is het natuurlijk handig om te weten wat er bij welke leverancier te verkrijgen is. Nog mooier is het om te weten welke oplossingen collega’s met een vergelijkbare zaak gevonden hebben en welke ervaringen zij daarmee hebben.

Wilt u meer informatie of advies over hoe u uw inkoop kunt optimaliseren?
Neemt u dan vrijblijvend contact op met Rutger van Londen, Inkoopadviseur bij Xandrion Inkoopnetwerken, via r.vanlonden@xandrion.nl of 0318 – 421 655.


Dit artikel is op 24 december 2010 verschenen in het magazine Golfbusiness, editie 4 2010.
Auteur: Rutger van Londen / Broer de Boer 

Bronnen:

• Golfbusiness (Officiële magazine van de Nederlandse Vereniging voor Golfaccomodaties)
• Nederlandse Vereniging voor Inkopers
• EIM
• Bedrijfsschap Horeca en Catering
• Xandrion Inkoopnetwerken / RICN Inkoopintermediairs

 

Bron: Golfbusiness: het officiële magazine van de NVG

Ga terug naar nieuwsoverzicht

Xandrion werkt samen met:

Leden over Xandrion

"Het ontbreekt ons aan tijd en kennis om continu te bepalen of onze leveranciers nog wel het meest geschikt voor ons zijn."
Arnoud de Jager
Golfbaan De Lage Vuursche

"Xandrion is een betrouwbare partner die ons veel 'zoekwerk' uit handen neemt. Tevens zijn de..."
Heleen Rebel
Sportinstituut Rebel