Valkuilen en tips bij payrolling

Onder de nieuwe wetgeving loopt u als ondernemer steeds meer werkgeversrisico’s en neemt voor u ook de administratieve rompslomp alleen maar toe. Payrolling is sterk in opkomst, omdat dit ondernemers enorm veel tijd en kosten kan besparen. Onlangs heeft het Xandrion inkoopnetwerk een nieuw collectief raamcontract uitonderhandeld met verbazingwekkende besparingen voor de aangesloten bedrijven. Inkoopmanager Jeroen Schoolderman vertelt over de valkuilen die hij is tegengekomen tijdens zijn marktonderzoek en geeft een paar praktische tips.

Wat is payrolling?
Bij payrolling neemt de payroller het formele werkgeverschap over van medewerkers die door de ondernemer zelf geworven en geselecteerd zijn. De ondernemer loopt hierdoor geen werkgeversrisico’s bij ziekte of arbeidsongeschiktheid en betaalt dus alleen voor de daadwerkelijk gewerkte uren. Ook wordt de ondernemer verlost van alle administratieve rompslomp. Het is dus een puur administratieve constructie en het personeel blijft exclusief voor de ondernemer werken. Payrolling is vooral aantrekkelijk bij oproepkrachten, maar kan ook bij vaste medewerkers worden ingezet.

Pas op voor cowboys
Tijdens zijn marktonderzoek constateerde Schoolderman dat er belangrijke verschillen tussen payrollers bestaan: “Er zijn in deze relatief jonge markt nog veel bedrijfjes actief die het niet al te nauw nemen met de zekerheden die worden aanbevolen (maar helaas nog niet verplicht gesteld) door toezichtsorganen als de Vereniging Payroll Ondernemingen (kortweg VPO) en de Stichting Financiële Toetsing. Volgens de wet Ketenaansprakelijkheid blijft de ondernemer namelijk zelf verantwoordelijk als de payroller verzuimt belastingen en sociale verzekeringspremies af te dragen. Een goede payroller geeft hiervoor een officieel erkend waarborg (NEN4400-1 norm) en wordt periodiek gecontroleerd.”

Kijk naar de draagkracht
Ook de financiële draagkracht van de payroller zou volgens Schoolderman een belangrijk selectiecriterium moeten zijn: “Een payroll organsiatie die zelf voldoende groot is of deel uitmaakt van een kapitaalkrachtig concern, zal beter in staat zijn om plotselinge tegenslagen op te vangen. De payroller is immers de juridische werkgever, dus de kosten voor bijvoorbeeld langdurig zieken kunnen een zware aanslag vormen op de financiële stabiliteit van een kleine of startende payroller. In het verlengde daarvan is de punctualiteit van de loon uitbetaling natuurlijk ook cruciaal. Een werknemer moet er immers zeker van kunnen zijn dat het loon op de afgesproken tijden wordt uitbetaald. Pleeg over deze zaken dus gerust navraag bij referenties van de payroller”

Bepaal welk pakket je écht nodig hebt
Er zijn bedrijven die uitsluitend payrolling aanbieden zoals bijvoorbeeld Parco, Persoonality en Prokx. Daarnaast bieden ook veel uitzendorganisaties payrolling diensten aan als onderdeel van hun totale dienstenpakket, zoals bijvoorbeeld Vedior en Randstad. Uitzendorganisaties bieden veelal een pakket aan dat een stuk uitgebreider is dan de pure payrollers, bijvoorbeeld reserveringen voor branchespecifieke opleidingen voor het personeel. Schoolderman: “Voor de ondernemer is het hierbij belangrijk om zijn behoefte goed in te schatten, want is het zinvol om voor een 16 jarige scholier die als oproepkracht werkt een reservering voor een (branche specifieke) opleiding op te bouwen? Een dergelijk uitgebreider dienstenpakket, resulteert uiteraard ook in een hogere prijs per gewerkt uur.”

Kies de juiste bedrijfsvereniging
“Het is voor veel bedrijven wenselijk dat men het personeel kan blijven verlonen binnen de geldende CAO voor de branche waarin zij werkzaam zijn. Het is niet wenselijk dat er verschillen bestaan in de arbeidsvoorwaarden binnen 1 bedrijf. Iemand die werkzaam is in een restaurant moet kunnen vallen onder de horeca CAO. Een payroller die is gelieerd aan een uitzendbureau is echter verplicht de CAO voor uitzendkrachten aan te houden. Hier kan er dus niet worden gekozen voor de horeca CAO, maar wordt er gewerkt met risicogroepen ingedeeld in bedrijfsvereniging 1 en bedrijfsvereniging 2. Het soort arbeid dat iemand verricht binnen een bedrijf is bepalend voor deze indeling en dus voor het uiteindelijke tarief. Let er dus bij payrolling via uitzendorganisaties goed op, dat iedere functie in de juiste bedrijfsvereniging valt.”

Voorkom verslechtering van de pensioenopbouw
“Vooral voor vaste medewerkers zullen eventuele verslechteringen in de pensioenopbouw gecompenseerd moeten worden. Elke payroller of uitzendbureau is verplicht zijn pensioen opbouw te doen in de Stichting Bedrijfspensioenfonds voor Langdurige Uitzendkrachten (kortweg STIPLU) tenzij ze zijn aangesloten bij de VPO die een eigen pensioenfonds hebben. De pensioenopbouw binnen de STIPLU is vrij ‘mager’ en het is dus aan te raden een payroller te zoeken die óf een alternatief (VPO) óf een aanvullende regeling kan bieden zodat een werknemer hier niet slechter van wordt. Het is overigens voor werknemers die ouder zijn dan 21 jaar verplicht om een pensioen op te bouwen, vraag of dit reeds in de aangeboden tarieven is meegenomen en zo niet wat de toeslag hiervoor zal zijn.”

Kies voor flexibile service
“Voor de meeste ondernemer is het overzetten van de contracten naar een (nieuwe) payroller een beladen onderwerp waarbij de gedachte leeft dat omzetting een heleboel werk met zich meebrengt. Het is dus zaak dat men een payroller zoekt die het hele traject van omzetting uit handen neemt. Bij goede payrollers kan het hele traject binnen een week geregeld worden zonder dat de ondernemer of de werknemer hier hinder van ondervindt. Verder is het zeker voor horeca ondernemers belangrijk dat men personeel in een weekend kan laten starten, bijvoorbeeld bij uitval door ziekte. Een payroller is verplicht om een eerstedagsmelding te doen voor iedere nieuwe werknemer. Het moet dus mogelijk zijn om ook in het weekend deze melding te kunnen doen bij de payroller. Ook het aanleveren van de uren moet bij voorkeur mogelijk zijn op meerdere manieren. Naast een online module moet het mogelijk blijven om ook bijvoorbeeld per email de uren te kunnen aanleveren.”

Vergelijk appels met appels
“Om uiteindelijk een goede keuze te maken uit de verschillende payrollers, is het noodzakelijk dat vergelijkbare aanbiedingen vergeleken kunnen worden. Payrollers bieden hun diensten aan met de volgende tariefstructuur:  Brutoloon x  Factor + Toeslag (indien aanwezig). Er zijn payrollers die adverteren met “alles geregeld voor € 0,23”. dit is dan echter alleen de toeslag. Dat de factor óók erg hoog is vermelden ze er dan niet bij. Bij concrete doorrekening op basis van een voorbeeld bruto loon blijken deze payrollers vaak juist erg duur te zijn. Vraag daarom om een goed uitgesplitste offerte met  tarieven voor Studenten/scholieren, voor oproepkrachten, voor bepaalde tijd medewerkers en voor onbepaalde tijd medewerkers. Vraag daarbij om een gedetailleerde verantwoording wat er in het aangeboden tarief zit verwerkt (bijvoorbeeld vakantiedagen, pensioenopbouw, etc.) en laat de payroller voor uw gemak doorrekenvoorbeelden geven bij een brutoloon van bijvoorbeeld € 10,-.”

Verbazingwekkende besparingen door collectief contract
“Het initiatief kwam van Aaldrik Paalman van Partycentrum Het Bonte Paard uit Holten, één van onze aangesloten ondernemers. Zij werkten al met een payroller, maar vroegen zich in ons digitale inkoopforum af of hun condities scherper zouden worden door gezamenlijke inkoop. Uit de vele positieve reacties van collega’s op zijn suggestie, bleek dat er voldoende belangstelling voor een mogelijk raamcontract voor payrolling bestond. Op basis van een gezamenlijk volume van € 1.300.000,- hebben we vervolgens een marktonderzoek uitgevoerd en hebben we met veel payrollers gesproken”, aldus Schoolderman. Uiteindelijk hebben de bij Xandrion aangesloten bedrijven democratisch gekozen voor Parco Payrolling. Sinds de introductie van dit nieuwe raamcontract zijn er al vele ronduit schokkende besparingen gerealiseerd tussen de € 4.000,- en € 25.000,- met een gemiddelde van € 13.000,- per jaar bij een volledig gelijkwaardig payroll dienstenpakket.

Handige links:
www.vpo.nu Vereniging Payroll Ondernemingen
www.normeringarbeid.nl Stichting Normering Arbeid
www.nbbu.nl Nederlandse Bond van Bemiddelings- en Uitzendondernemingen
www.sft.nl Stichting Financiële Toetsing
www.flexkeur.nl Stichting Flexkeur
www.vro.net Stichting VRO

Reacties kunt u mailen naar j.schoolderman@xandrion.nl

Ga terug naar nieuwsoverzicht

Xandrion werkt samen met:

Leden over Xandrion

"Wij zijn uitermate tevreden over de samenwerking met Xandrion. Ook de bijeenkomsten van de leden zien wij als een pluspunt."
Marcel Beekman
Partycentrum De Dèèl

"Xandrion versterkt ons ondernemerschap. Zij helpen ons inkoopbeleid te verbeteren en wij houden meer tijd over voor..."
Hans Bom
Hotel-Restaurant Sterrenberg